Van massadata naar relevante gestructureerde informatie

Hoewel we aanvankelijk waren aangeworven om een financiële rapportering in Power BI te implementeren voor het managementteam, ontdekten we al snel grote problemen binnen de boekhoudprocessen en aanzienlijke inconsistenties in de recent ingevoerde boekhoudsystemen.

De oorspronkelijke scope verschoof naar het oplossen van kritieke boekhoudkundige problemen binnen de finance- en accountingfunctie. Ondanks enkele obstakels werd ons gevraagd de boekhoudafdeling te stabiliseren door verouderde processen te herontwerpen en te vervangen door best-practice workflows. De verbeteringen omvatten het stroomlijnen van tijdrovende taken en het maximaal benutten van de mogelijkheden van hun software.
Daarnaast werd ons gevraagd ondersteuning te bieden tijdens het auditproces en het jaarverslag af te ronden.
Parallel hieraan werkten we verder aan de hoofdprojecten: het definiëren van een Purchase Order-proces en het creëren van een volledig managementrapportagepakket in Power BI. Dit vereiste ook het opstellen van de eerste begroting rechtstreeks in hun boekhoudsysteem.

In het kader van de stabilisatie van het Finance & Accounting-team hebben we eerst adequate financiële rapportering opgesteld om te voldoen aan de behoeften van het management en de raad van bestuur.

Daarna hebben we veel van hun oude processen herontworpen volgens best practices. Deze verbeteringen varieerden van het stroomlijnen van tijdrovende taken tot het beter benutten van de softwarecapaciteiten.

Vervolgens namen we de opvolging van de audit 2019 over, aangezien enkele belangrijke deliverables nog niet waren afgewerkt.

Daarnaast hebben we het boekhoudteam opnieuw georganiseerd door enkele van onze consultants te integreren en zo de boekhoudkundige expertise tijdens de stabilisatiefase te versterken

In het kader van de implementatie van het Purchase Order-proces leverden we een gedetailleerde business case en templates om het ontwerp door het digitale team te vergemakkelijken.

Voor de BI-rapportering hebben we een sterk datamodel opgezet op basis van de verschillende softwarepakketten van de klant en vervolgens het belangrijkste rapport ontworpen dat door het management voor controlling wordt gebruikt.

Allereerst hebben we gezorgd voor de correcte afronding van de audits 2019 en 2020, rekening houdend met het feit dat een nieuw boekhoudpakket slecht was geïmplementeerd vóór onze komst.

Vervolgens hebben we het managementteam voorzien van een financiële rapportering in Excel-formaat om een adequate opvolging van de bedrijfsactiviteiten mogelijk te maken, in afwachting van de voltooiing van de Power BI-rapportering.

Intussen hebben we ook de benodigde datastructuur voor onze Power BI-rapportering opgezet en een deel van de gevraagde managementrapporten opgeleverd.

Daarnaast hebben we de structuur van hun management accounting-objecten herwerkt om een correcte segmentatie van hun bedrijfsmodel mogelijk te maken.

Wat het Purchase Order-proces betreft, bevinden we ons halverwege de implementatie, in de wetenschap dat dit de accrual-boekingen zal automatiseren en vooral meer controle zal bieden binnen de aankoopflow.